A la demande d’une équipe projet, j’ai monté cette session d’une journée d’acculturation/formation à Kanban. C’était une demande spécifique, mais les feedbacks étant très bons et le contenu dispensé assez générique, je me suis dit que c’est un déroulé qui pourrait être capitalisé dans d’autres contextes… quitte à adapter un peu en fonction des besoins spécifiques de chaque groupe.

Icebreaker / intro : Flip Coin Game

Ce petit jeu permet (notamment) d’introduire les notions de flux, de « juste à temps » et d’optimisation globale vs. optimisation locale.

Cette vidéo montre très bien de quoi il s’agit, c’est celle dont je me rapproche le plus pour l’animation de ce jeu : https://www.youtube.com/watch?v=oOGwFRuHuJ4

Cette autre vidéo est sur un format légèrement différent mais est intéressante aussi à voir : https://www.youtube.com/watch?v=fh4nkQnWL6I

Dès le débrief de ce premier icebreaker, on rentre dans le vif du sujet ! Ici la notion d’optimisation globale vs. optimisation globale a été beaucoup discutée, l’approche étant assez différente de ce dont l’équipe avait l’habitude…

Commencer à rentrer dans le détail… en continuant à jouer : Pizza Kanban Game

Toujours sur un format jeu, on va un peu plus loin que la notion de flux en introduisant les 4 principes et 6 pratiques coeur de Kanban.

Pizza Kanban Game

J’utilise très souvent cet atelier pour introduire les principes de Kanban. Je trouve qu’il a beaucoup d’avantages : simple, très ludique, assez complet et riche et terme d’enseignement/debrief, ne nécessite pas de matériel très spécifique…

Là encore l’équipe a beaucoup apprécié et nous débriefons sur les bénéfices du management visuel, la limite du WIP, les règles explicites, l’auto-organisation…

Petite astuce : utiliser des feutres lavables à l’eau et/ou recouvrir les tables de kraft si on ne veut pas avoir à les nettoyer après…

Maintenant qu’on a des bases solides, la théorie

Je me suis largement inspirée de la formation que j’ai suivi avec Laurent Morisseau (notre expert Kanban national !), à partir de laquelle j’ai essayé de synthétiser et prioriser le contenu pour transmettre à l’équipe les bases utiles pour commencer.

• Kanban : les bases théoriques
  • Introduction
  • Principes
    • 4 principes
    • 6 pratiques coeur
    • Ce que ça change
      • Juste à temps plus que cadencé
      • Flux tiré plus que flux poussé
      • La performance collective plus que la performance individuelle
      • La régularité plus que la performance singulière
  • Pré-requis
    • Division du travail
    • Valeur des items
    • Indépendance des items
    • Flux
    • L’équipe est propriétaire de son système
  • Définition du système
    • Interface d’entrée, interface de sortie
    • Granularité des éléments
    • Règles aux interfaces
    • Carte Kanban, tableau Kanban
    • Limites
    • Règles internes
  • Mesures du système
    • Cumulative Flow Diagram
    • Control chart
    • Blocages
  • Gestion du système
    • Injection / triage / sélection des éléments
    • Traitement des blocages
    • Rôle : facilitateur Kanban (proposition)
  • Initialisation du système
    • Voir
    • Maîtriser
    • Optimiser
• Scrum vs. Kanban
  • Points communs
  • Différences
  • Exemples de métissages
  • Proposition d’approche pour choisir entre Scrum et Kanban

Retour à la pratique : initialisation du système avec Kanban Bootstrap

Cet atelier se base sur les animations/conférences de Romain Couturier dont voici une des vidéos : https://www.infoq.com/fr/presentations/kanban-bootstrap-romain-couturier

L’idée est de terminer la formation en commençant à initialiser le système Kanban de l’équipe.

Les différentes phases de l’animation :

• Phase 1 : identification du système et de ses frontières avec l’extérieur
  • Individuellement, je demande aux participants de dessiner chacun sur une feuille
    • Eux au centre
    • L’équipe autour (je leur demande d’entourer l’équipe pour bien représenter la frontière)
    • Les demandeurs à l’extérieur
    • Les demandes qui leur génère du travail (flèches + libellé)
  • Chacun présente son « oeuvre » et collectivement je leur demande de converger vers une représentation de leur équipe/système (un volontaire la dessine alors sur un premier paperboard)
• Phase 2 : identification du flux
  • Individuellement sur une nouvelle feuille, je leur demande de représenter le flux en commençant par la fin (DONE) (cf. guide ci-dessus)
  • Chacun présente son « oeuvre » et collectivement je leur demande de converger vers une représentation de leur flux (un volontaire la dessine alors sur un premier paperboard)
  • Lors de cette phase de convergence, j’en profite pour questionner sur la « definition of done » de chaque étape : je trouve que ça aide beaucoup à la réflexion et à la convergence en apportant du concret
• Phase 3 : peupler le tableau
  • Collectivement, ils remplissent le tableau avec les items qu’ils ont aujourd’hui
  • On affiche les DoD en bas de chaque colonne
• Phase 4 : prendre du recul
  • Phase de questionnement :
    • Avec cette nouvelle représentation de votre travail, qu’est-ce qui vous saute aux yeux ? Qu’est-ce que vous ne voyez pas ?

Je conclus en rappelant qu’il s’agit bien d’un draft, qu’ils vont le tester et certainement le faire évoluer dans les jours / semaines qui viennent.

Checkin / checkout : autoévaluation

En orange : autoévaluation des participants en début de session

En bleu : même exercice en fin de session