Workshop design « de l’idée au backlog » : éléments de cadrage

Le cadrage d’une animation est toujours contextuel et il n’y a pas de réponse unique, mais pour ce type de workshop que l’on m’a souvent demandé il me semble qu’il y a quand même un dénominateur commun intéressant.

Je le partage ici comme complément à ce post → Workshop design : de l’idée au backlog

La demande : cadrage 7P

J’utilise l’outil 7P pour cadrer mes animations. Le 7P se remplit avec le client au cas par cas, c’est toujours du sur-mesure ! Je vais juste reprendre ici les grandes lignes de ce type de demande « en général » (sachant que dans la vraie vie il n’y a que des cas particuliers 😉 )

Purpose

Le « client » a une idée ou une thématique, parfois un cahier des charges, quelques études marketing amont (*)

A partir de ces inputs (idée, cahier des charges…), il/elle voudrait impliquer l’équipe (et parfois des parties prenantes externes) dans la coconstruction d’une première version du backlog produit. L’objectif est double :

• profiter de la richesses des échanges et de l’expérience de chacun
• maximiser l’implication, la motivation, la cohésion

(*) Il peut il y avoir des documents plus ou moins détaillés, mais il faut au moins une idée de départ et une ou plusieurs personnes qui la portent (le product owner n’est peut-être pas encore identifié).
Dans le cas où un cahier des charges détaillé est fourni, je m’assure qu’il est acceptable que le contenu soit challengé et remis en cause, sinon ce type de workshop n’est pas adapté…

People

En général le participants sont les personnes à origine de l’idée, les contributeurs qui ont pu travailler dessus précédemment, les membres de l’équipe (existante ou pressentie), des parties prenantes pertinentes (cf. la matrice power/interest pour l’analyse des parties prenantes).

La toute première fois que j’ai animé ce type de workshop il n’y avait que peu de participants. Depuis j’ai tendance à challenger le demandeur pour essayer d’élargir la liste des participants (tout en s’assurant de la pertinence des personnes sur le sujet). A partir du moment où une personne va avoir des attentes ou un pouvoir important vis à vis du projet/produit, j’encourage à au moins lui proposer de participer.

Product

En général : une toute première version de backlog.

Process

C’est l’objet de ce post → Workshop design : de l’idée au backlog

Preparation

A titre indicatif… on reste sur du très light, pas besoin vraiment de préparation amont pour les participants.

• Cadrage de la demande
• Liste des invités
• Invitations
• Partager les documents d’inputs s’il y en a (specs, études…) avec tous les participants au moins 1 semaine avant
• Guide d’animation, parfois à faire valider par le demandeur / sponsor pour les gros workshops
• Logistique : date, salle, café, matériel d’animation…

Selon mon expérience le tout prend au moins 2 semaine minimum, souvent plutôt 4 à 6 semaines. Ce n’est pas un workshop que l’on peut organiser dans l’urgence, ne serait-ce que pour avoir la disponibilité des personnes pertinentes !

Practical concerns

Vous avez besoin :

• d’espace : une grande salle avec des tables que vous pouvez déplacer, des paperboards, de la place au mur…
• de temps : à moins d’1 journée dédiée, je ne sais pas faire ce type de workshop… (ou alors il faut le découper et le faire en plusieurs fois)

Pitfalls

A mon avis les risques récurrents de ce type de workshop sont :

• la dérive en temps du guide d’animation : tous les participants veulent l’espace nécessaire pour exprimer et défendre leurs idées (ce qui peut être sans fin face aux idées des autres). Si vous ne recadrez pas en permanence, il y a de fortes chances pour que 3 jours après vous y soyez encore !
  • ne pas hésiter à prévenir les participants en début de workshop qu’ils vont ressentir de la frustration
  • discuter avant des modes de prises de décision collective au cas où il n’y ait pas consensus (voir cet excellent article sur l’excellent blog de Claude Aubry : Techniques de prise de décision : expériences)
  • relativiser : ce n’est qu’un workshop, nous avons le droit de laisser des questions ouvertes pour un travail ultérieur (prévoir un parking lot).
• les spécifications (ou liste de requirements) non négociables
  • à vraiment bien cadrer avant le workshop… et a challenger au regard de l’adoption d’une démarche agile ou pas pour le projet/produit
• et pour finir (j’ai eu le cas deux fois) : le(s) participants designers/ergo UX qui ont leur idée très arrêtée sur comment faire, quels étapes et outils suivre et qui vont challenger, voir refuser le guide d’animation du workshop (ce n’est pas du tout une généralité ! mais ça peut arriver 🙂 )
  • dans l’idéal, préparer le workshop avec eux, car ils peuvent beaucoup apporter
  • bien recadrer l’objectif du workshop : si la demande est d’avoir une première version du backlog, nous devrons aborder la partie « solution » dans le temps imparti, même s’ils ont le sentiment de ne pas avoir assez exploré la problématique, fait d’enquête terrain etc etc.
    • pour parler avec le vocabulaire d’un outil particulier (le double diamant) même s’il n’y a pas eu beaucoup d’études ou recherche amont, nous ne pouvons pas rester au niveau du premier diamant, nous devons passer du temps sur le deuxième diamant.

Voilà pour les éléments qui me semblent assez récurrents 😉